合同审批流程该怎么样设计
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合同审批流程该怎么样设计

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  在企业内部,一条审批流程的存在是不同部门、业务单元协作共同完成一件事情的过程体现。

  从审批流程的发起者开始,随着流程的流转,不断有新的人员参与到该业务中来,共同把关业务的质量,流程是业务诉求和管理需要的共同提现。

  合同审批流程是企业内部流程的一部分,又不同于其他的审批流程,那么合同审批流程该怎么样设计?

  毫无疑问,合同审批流程中审批的内容肯定是合同。正常的情况下,合同都是以附件的形式存在,在合同审批的时候呢,直接一个附件别人进行审核吗?

  No,我们应该将合同的关键信息提取出来,让审批人进行审批,主要会涉及到的信息如下:

  这种方式的合同审批更多的是线下附件,线下走流程,将合同数据手动录入到审批表中,直接走线上合同的话,则是将信息直接写入到合同模板中。

  在讲合同审批路径之前,先要明确一个概念:合同审批的时候,是审批过程还是审批结果。

  一个合同从草稿拟定到定稿定义其为过程,在这样的一个过程中,不同的人员会有不同的意见,依据这一些意见进行草稿调整,最终形成合同的定稿。

  合同从拟定到定稿,是需要不同的业务部门一同会签,所以该路径的第一段为:草稿会签阶段,在大多数情况下要反复修,。当合同定稿以后,走正常的合同审批流程;第二阶段为:合同审批阶段,在此阶段中,修改也会有,但是会比较少。

  这里必须要格外注意:在合同草稿会签阶段,合同退回可以直接到申请人,在合同审批阶段,则不能直接退到申请人节点,要退回到确认节点,不然又要重新走会签,结果自己想想。

  合同审批结果即就是审批已经定稿的合同内容,从起草到定稿的过程则放在线下或者有另外的流程。

  当合同定稿以后,申请人发起合同审批申请,先由业务部门内部审核,审核完成以后分别经过财务、法务,然后经过管理层审核,最终归档,基础流程如下:

  合同审批过程基本都要经过业务部门、财务、法务、管理层、行政的审批节点(行政是处理节点),根据内部管理要求审批顺序调整即可。

  合同审批的机制由业务管理要求决定,主要有:不同的合同类型由不同人员审批;合同金额的分级审批。

  如:基于部门,分为人事合同、市场合同、财务合同等等;基于业务本身,分为人事合同、采购合同、销售合同;基于财务,分为收款合同、付款合同、其他合同……

  不同的合同类型是公司管理对其从不同视角的一个分类,不同的合同会有不同的业务部门或者职能部门参与审批。同时因为合同金额的不同导致合同需要由不同管理层审批,业务分流和分级审批共同构成了合同的审批机制。

  审批流程的设计首先要考虑的是业务运转和管理诉求,个人觉得合同审批流程的审计更多是考虑管理诉求,即如何规范合同签订过程,管控合同的执行。

  一份合同签订的时候,业务部门肯定是希望尽快签订,而管理需要从战略、财务、法律、风险等多方面考虑合同签订所造成的影响。

  该方案中,合同的范本也就是合同的模板在最初已经规定好,在审批的时候,只需要将关键的信息填写进去,如合同的签订方信息、合同的金额约定等内容。

  采用这种合同管理模式,建议采用初审+审批的模式进行合同审批,即将合同草稿的一条审批流程,合同定稿一条审批流程,在合同审批过程中关联合同评审流程。

  合同管理是每个公司必不可少的,合同的签订需要合同审批流程去规范,而好的合同审批流程会让合同审批过程顺畅、提高业务推进效率。

  没有最好的合同审批流程设计的具体方案,只有最适合的。从业务和管理双向考虑,设计合同审批流程,设计出对自己最合适公司的审批合同管理流程。