依据公司审计作业计划，集团审计部于20XX年3月X日至20XX年3月X日，对集团人力行政中心行政办理作业施行了专项审计。依据集团人力行政中心及有关人员支撑与合作，审计作业已如期完结，现将审计成果陈述如下：

  （1）担任推动控股及部属公司的办理优化，参加控股战略拟定和落地实行作业；

  （2）担任控股及集团本级招聘作业及招聘、审阅子公司、项目公司总监以上人员；

  现在，集团人力行政中心已拟定的与该中心相关准则包含：《人力资源办理准则》《档案办理准则》《合同办理办法》《物业租借办理流程》《印章办理办法》《固定财物办理流程》。

  本次审计方针首要为了解及承认审计规模[内审网提示:各类型审计陈述模板审计办法事例干货材料可重视大众号内审网,在对应版块查阅]中各项作业实践实行状况，剖析实在的状况与准则要求的距离，提出切实可行的审计主张，以保证准则推广及完善。

  1. 20XX年末前已移送档案搜集收拾、分类编目及立卷归档没有按新准则要求收拾结束。

  现在已移送至集团的工程档案根本未能按准则规则分级立卷并分类编目、立卷归档。20XX年6月启用OA档案办理体系后，材料办理员开端按准则要求收拾已归档材料，现在XX园已按准则重新收拾编号,其他工程档案及文书档案没有进行收拾。

  审计主张：将已归档至集团人力行政中心的工程档案及文书档案按重要性及类别做开端收拾后，理出明晰的收拾时刻表，在必定期限内完结已归档材料的收拾编号作业。收拾进程中应严厉按准则规则分类、编目、填写《卷内目录》、《备考表》和封面、脊背，切当反映卷内文件内容、保管期限和密级。如在收拾中发现移送材猜中缺失重要的材料应及时上报。

  2. 经查看20XX年末前已移送的档案材料，均未能按准则要求分级立卷并逐级移送，未规则明晰的归档时刻，无归档材料目录及相应经办人签字等手续。

  准则规则档案办理实施集团和项目公司、子公司分级立卷准则，按内部分工由部分担任搜集、收拾、立卷之后移送给集团人力中心归档。

  审计主张：（1）已移送档案由集团人力行政中心担任收拾。但自20XX年1月后的档案材料应严厉按准则规则实行，由集团、项目公司、子公司分级立卷，编目并归档。（2）关于新《档案办理准则》下发后的档案，主张明晰各子公司、项目公司指定人员担任搜集收拾档案，并依据实在的状况明晰各档案归档移送时刻，如何时算“办结”，办结多久时刻内需移送等。指定人员搜集收拾后应交部分担任人查看并核对档案完好性、编号目录等是否全面并签字承认后移送。（3）集团人力中心应查看移送档案的要素完好性和要件完好性，关于不合标准的档案应退回，期限弥补完好后及时移送。

  3. 档案移送无固定格局的档案移送表单，由材料办理员手艺挂号，单个档案借调未实行书面签字借调手续。

  现在档案移送未启用一致格局的档案移送表，由材料办理员在笔记本上挂号签字。经检查，姑苏尊园因项目公司结算借调材料，未签书面借调档案手续。

  审计主张：主张规划一致格局、要素完善的档案移送表，以反映档案移送的进程及相关责任人确认。主张规划档案调阅单并严厉实行准则规则的调阅、借离、偿还、刊出手续。

  集团于20XX年6月份启用OA体系档案办理软件，集团现在在逐渐收拾录入各档案目录，但各项目公司、子公司现在没有开端收拾录入档案材料，现在各项目公司、子公司档案实践办理状况不明。

  审计主张：主张集团行政中心作为档案归口办理部分，活跃催促各项目公司、子公司指定人员按准则要求收拾档案并录入档案办理软件，明晰必定期限内收拾并录入结束。

  《档案办理准则》中准则正文后的附件有（1）《档案分类表》（2）卷内目录（3）存案表（4）档案索引表（5）档案明细表（6）档案调阅单（7）档案移送单（8）作废档案毁掉挂号册。至审计日，这些表单没有构成实践表单。

  审计主张：在必定期限内规划出满足需要的表单并讨论通过后应用于实践在做的作业中。

  （2）部分职工档案材料不全面，如单个20XX年前入职职工短少转正记载、原单位离任证明或毕业证等材料;

  （3）现在职工档案与劳动合同分隔寄存，未对职工树立仅有档案号并在职工档案及合同上注明;

  （4）部分职工离任材料不完好，如无作业交代单、或无明细的交代材料清单等;

  （1）主张必定期限内对在职人员档案材料做收拾，查漏补缺，完善职工档案材料并编制职工档案目录表有序记载材料增减状况;

  （2）主张添加职工离任面谈记载，展开职工流失率剖析，为安稳职工结构供给参阅或资源;

  （3）主张细化职工离任材料交代规则，对经手重要材料的人员离任交代规则具体的交代规模，如各个大类材料下的明细清单等，并设置监交人;

  （4）人事档案办理准则中规则职工任职材猜中应有职工考勤记载，考虑到若放入各月考勤记载材料较多，主张按年度汇总各职工考勤状况后放入档案以备参阅。

  经了解，现在并未按准则规则由集团人力行政中心归口办理合同，根本上还未实行合同办理准则。

  准则对合同的分类、归口办理、编号、归档等做了具体的规则，但现在还未能按准则对合同进行办理。

  审计主张：主张行政人力中心确认准则的可行性，若明晰可行，主张赶快与各部分沟通推动合同办理准则的实行。

  1. 准则规则固定财物添加应由运用部分提出请购单至行政办统筹调剂或给出定见添加收购。据反映实践购买时有不通过行政办直接走签批流程购买财物的状况。

  审计主张：因流程规则公司行政部为财物挂号部分，主张按固定财物流程规则走固定资[内审网提示:各类型审计陈述模板审计办法事例干货材料可重视大众号内审网,在对应版块查阅]产请购流程，以便于财物的完好挂号和办理。

  2.没有树立有序反映财物添加、削减、调拨状况的财物台账，未对固定财物制造挂号卡。

  审计主张：20XX年末行政办对自己所挂号办理的固定财物及低值易耗品进行了盘点并造册。主张在该盘点造册表基础上规划财物台账，完好反映财物添加、削减、调拨、作废毁损状况。并对财物做好挂号卡或在财物上张贴财物信息条。

  对公司款待用烟进行盘点时发现领用清单中库存卷烟与实践库存有8条的差异，原因系已领用未签批。

  审计主张：准则规则一切款待用烟领用均需经总裁签字同意后再领用，主张严厉实行准则规则。

  现在除外地项目公司外，各公司的公章及合同专用章由集团行政中心保管，经审计，现在存在以下状况：

  （1）有印鉴办理档案，但20XX年曾经部分印鉴办理档案要素填写不齐，如刻制时刻、启用时刻、领用时刻、保管人未填写。

  （2）没有树立《印鉴运用状况汇总表》，故现在无法得知一切已刻制印章的运用状况，如有多少章还在用，多少章已缴销、多少章处于未运用状况等。

  （3）运用时有《用印批阅单》或《合同会签批阅单》，但未按序编号并与《印章运用状况挂号表》一一对应。

  （4）现在还未能做到《印章运用状况挂号表》与复印留底的盖章材料汇总存档。

  （1）收拾现在由集团行政中心一致保管的印章，结合实践印章运用状况将相应印鉴办理档案要素弥补完好并树立《印鉴运用状况汇总表》，以明晰反映所保管印章现在的运用状况。

  （2）主张将《用印批阅单》及《合同会签批阅单》按序编号，并与《印章运用状况挂号表》对应。

  （3）主张按准则规则每月将《印章运用状况挂号表》与复印留底的盖章材料汇总、长时间保管，以备核对。

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