合同管理是一个系统工程，涉及到合同起草、发起、审查、签署、履行等方方面面。合同管理的最大的目的是为了控制合同风险，为公司制作经营和业务开展保驾护航。著此“法律方法论——合同管理系列”文章，既为总结经验、温故知新，亦期有人能读之受益。

  合同审批流程是合同管理体系的重要组成部分。优质的合同审批流程，能大大的提升合同管理效率，控制业务风险，同时促进业务高效稳健开展。

  成熟企业往往已形成较为完备的规章制度和管理体系，也已经具备了相对完善的合同审批流程，其合同审批流程则以优化为主。

  萌芽期或者初创期的企业，由于业务量较小，公司的主要精力在于业务拓展，合同审批往往较为简单，暂无必要建立起完备的合同审批流程。

  成长期的企业已经快速扩张到了一定的规模，若企业内部管理和制度建设未能及时跟进，将会影响到业务开展的效果。对于成长期的企业而言，建立起一套完备的合同审批流程，对于业务开展和风险控制都十分重要。

  1.业务导向。合同审批流程的目的是为了服务于业务开展，合同审批流程的设计也需要是从业务出发，以业务为导向。合同审批流程对于业务开展其实一种原因是促进，另一方面是制约。所谓“促进”，是指合同审批流程能够在一定程度上帮助理顺业务的法律关系，完善业务的法律文件，促进业务的稳健开展；所谓“制约”，是指合同审批流程为了把控业务的法律、财务等风险，会对业务开展提出一些要求或建议，可能在某一些程度上会阻碍业务开展，对于有重大风险的业务甚至会行使否决权。

  2.精简高效。流程设计最忌讳冗余繁杂，尤其是合同审批流程，往往涉及到公司的业务部门、法务部门、财务部门、印章管理部门和公司的领导高管等诸多审批环节和审批人员，如何保留关键的审批节点，去掉不必要的审批环节，如何在保证风险可控的前提下实现流程的精简高效，这都需要智慧和技巧。

  3.系统思维。流程设计应当具有系统思维，不仅考虑到合同审批流程，还应当兼顾到其上游的决策流程、采购流程和下游的用印、归档、履约、收付款等流程。在业务开展的全流程中，合同审批流程是其中重要但不是唯一的一环，在设计合同审批流程时，应当考虑合同审批流程与别的流程之间的顺畅衔接，减少流程的发起次数，避免相关文件的重复上传和有关人员的重复审核，尽量实现流程的自动化、流畅化、高效化。

  1.保留必要节点。从业务开展和风险控制的方面出发，结合公司的管理制度，思考每一个审批环节存在的必要性，详细说明该节点的审查内容和审批权限，对于没有必要存在的节点则应当去掉。

  2.设置审查时限和超时提醒。根据每个节点审查的内容和要求，设置相应的审查时间限制，以提高合同审查效率。超过审查时限应当设置超时提醒，超时提醒的方式除了流程中提醒，还可设为短信提醒甚至自动语音电线.设置替代审查人员

  完备性。所谓简洁性，是指发起合同审批时的须填写的表单内容应当简洁明了，能关联的内容应当尽量自动关联，能用内部逻辑自动生成的内容应当自动生成，发起人应当只须填写反映合同情况的必要内容。

  ——质检/验收流程——收付款流程以上是以业务为导向，在业务开展过程中可能涉及到的流程，但不是每笔业务都会走完全部流程，还是要依据业务的性质和大小进行具体的流程选择。在设计合同审批流程时，应当注重与别的流程的衔接和关联。

  越是重要的合同，审批层级应当越高，审查要求也更严格。而区分合同重要性的方式，主要是根据合同类型和合同金额。因此，合同审批流程应当对依据公司业务对合同进行分类，再根据合同的不一样、不同金额设置相应的审批层级和节点。这种适配应当是自动化的，当发起人在发起合同审批时选择了特定的合同类型并输入合同金额后，后续的审批层级和节点应当自动适配，无须人为选择。

  在实践中，经常会遇到需要统计某一类型或者某段时间的合同情况，如果合同审批流程中设置有完备的筛选功能，对于合同管理效率则是事半功倍。合同审批流程中的筛选要素应当包含合同类型、合同主体、发起人、发起部门、合同签订时间、合同金额等多种合同相关要素，同时应当具备EXCEL电子导出功能。

  对于已经发起的合同审批流程，系统应该依据合同管理人员的要求或选择，自动提取相应的要素或字段从而生成合同台账，并且线上合同台账也应当具备EXCEL电子导出功能。在流程系统中上传的合同电子资料等文件，应当具备“自动存档”和“归纳打包”功能并可以导出。

  这里所谓的“对话”功能，是指在合同审批流程中，发起人对于合同审查人员在审批节点提出的审查意见，应当具备可以直接在流程中进行回复的功能，这种回复应当是留痕的，而且流程中的其他审查人员均可以看见。这样方便审查意见的及时反馈和充分沟通，有助于提高沟通效率。

  6. 合同审批流程应当方便查看合同模板、合同管理制度、合同规范性指引等规范要求

  在发起合同审批流程时，流程中应当通过恰当方式（如红字提醒、超链接传导等）让发起人知晓其发起的合同有没有模板，和相关的合同管理制度、规范性指引等规范要求，便于发起人及时查看并按要求办理。

  所谓“前置自查”，是指将业务人员发起合同常见的基础性错误和共性问题归纳总结成自查要点，让业务人员在发起合同时逐一对照检查（可以将自查表插入合同发起表单，自查完毕方可发起合同审批），由此减少合同存在的基础性错误，使得合同审查人员更能集中于重要的风险把控，来提升审查效率。业务人员发起合同审批流程时的前置自查事项可以参见：“合同管理 业务人员发起合同基础自查事项”。

  本文论述的合同审批流程设计主要是基于线上合同审批流程。随着商业办公的线上化、数字化程度慢慢的升高，为公司可以提供流程设计、开发的服务企业也慢慢变得多。作为需求方，首先应当清楚自己需要设计怎样的流程，需要怎样的功能，以及如何将公司的管理制度和规范体系融入流程之中，而不是一味照搬照抄流程企业来提供的标准化服务。需求清晰、目标明确，才能充分实现自身的目的。