作为一名国有企业法务，入职后就接到领导布置的合同检查工作任务。在此之前绝对没合同检查工作经验，今天分享的内容是笔者在经历3次集团层面的合同检查工作后，总结经验教训、不断复盘后获得的心得体会。希望能够通过这份类似合同检查工作指引的文章分享，能够在一定程度上帮助到和笔者一样涉及合同管理工作的法务，也欢迎各位批评指正，相互交流。

  其实合同检查类似一个工作项目，所以为便于大家后期的操作和记忆，笔者根据检查时间进程，结合项目管理的工作经验将合同检查工作划分为了4个步骤，接下来为大家作一一介绍。

  在明确启动阶段需要弄清楚的4个问题以后，需要针对问题明确答案，并据此编写《合同检查工作方案》。鉴于文章篇幅有限，在下一期的内容中，笔者会单独介绍《合同检查工作方案》的编写方法及模板示例，大家感兴趣能持续关注WELEGAL法盟公众号。

  基本上一份完整的《合同检查工作方案》会对应以上4个问题进行回应，同时在方案中进行明确。笔者前期撰写的工作方案内容主要就分为六个板块，分别是：1.检查目的；2.组织领导；3.检查对象；4.检查内容；5.检查时间和方式；6.工作要求。

  按照项目管理中“规划阶段”的要求，此时有必要进行工作任务分解、沟通计划、风险计划。按照这一工作思路，笔者明确了规划阶段开展合同检查必须要格外注意的3件事：

  在检查组内部，因为开展一场合同检查可能会涉及除法务部门以外的其他工作伙伴，大家可能是第一次合作，也可能都是第一次参加这样的检查工作，所以做好工作任务分解很重要，这里就检查前应着重关注的工作为大家展开介绍一下。

  （1）开展1场培训。主要围绕《合同专项检查方案》对本次检查的工作要求、检查内容、检查方式来进行全面的介绍。

  （2）向检查组成员提供检查所需参考的制度文件、工作指引手册。特别是当检查成员并非由各个部门的同事组成时，务必提前将检查所需的制度文件、指引手册发送给检查组成员学习，制度是后续检查的根本依据。

  这里笔者从检查组及被检查单位两个角度分别为大家介绍需要在检查入场前开展的准备工作有哪些，即作为检查组织者需要提前沟通双方做好哪些准备工作：

  （1）要求被检查单位开展检查前的自查工作。主要是提前做好“自查报告”模板并要求被检查单位根据“自查报告”提前进行问题自查，据实填报并反馈，便于检查组快速全方面了解被检查单位的合同管理基本情况。

  （2）要求被检查单位报送合同台账。被检查单位合同台账一定要提前报送，便于检查小组提前从台账上分析合同管理情况、筛选重点项目并联系被检查单位提前准备相关资料（合同履约检查涉及结算凭证调取、履约资料提供等），如果不提前筛选准备，检查时间往往就耽搁了。

  （3）确定拟抽查合同目录并反馈被检查单位。检查组应根据被检查单位报送的合同台账、“自查报告”筛选确定拟抽查合同目录。筛选应尽量做到全覆盖（如按照货物、服务、工程进行合同分类，筛选的合同应覆盖全类型）；如侧重合同履约情况的检查，应多选择往年签订、结算频次较高的合同；还应认认真真地对待各单位提交的《自查报告》，其中提及的不正常的情况往往也是各单位认为合同管理中存在的问题和难点，检查过程中应重点关注。

  收到拟抽查合同目录后，提前备齐全套档案资料，根据检查内容、检查方向不同，详略程度不完全一样。如果检查关注审批流程是否规范，档案资料最重要的包含前期合同签订前的立项资料、申报审批材料、归档合同文本。如何检查深度延伸至合同履约环节，档案资料还应包括履行期间的全套资料，如：考核清单、验收表单、请款单据、发票等财务报销凭据，与合同相对方的往来函件，违约责任追究的考核资料等等。

  执行阶段就是整个合同检查正式入场检查的环节，也是整个检查工作的重中之重，但是如果我们在前期的准备工作做好了，执行环节其实只需要按照工作规划推进即可。这里笔者针对执行环节需要检查组织者格外的注意的4点事项做一个介绍。

  合同专项检查就是一个小型审计，正规审计都会组织进场会。一方面能够提高被检查单位的重视程度，另一方面便于检查组成员与被检查单位有关人员相互认识，后续开展工作。

  要想检查效果好，进场会务必邀请职位较高的领导入场发言，为后续的检查工作打下好基础，否则检查可能会处处碰壁（毕竟检查就是个吃力不讨好的苦差事）。

  一般检查都会持续几天，一定要做好检查小组的后勤保障，包括但不限于：人员餐食、工作场地、是否自备电脑、是否准备打印机及纸笔等基础办公用品等等。提前汇总检查小组的工作需求并沟通准备，真的好过入场后的手忙脚乱。

  很多时候因为检查时间仓促，包括被检查单位的对接人员内部沟通不畅，轻易造成检查过程中资料提交失实或者延误，此时有极大几率会出现检查小组问题记录不实的情况，所以问题定稿前的确认工作很重要。在检查问题定稿前及时与被检查单位确认问题内容，如果其中有记录不实的情况允许被检查单位提供补充材料佐证。若补充材料属实应及时取消再行定稿。

  佐证材料是指证明检查过程中察觉缺陷的书证。因为有些问题如“合同落款处未签署日期”、“授权委托书授权委托事项不明确、委托期限不明确”等等都能够最终靠及时整改完成。

  如果不做好现场的佐证材料扫描留存，被检查单位从不愿意问题过多暴露或不愿意被上级单位考核的方面出发，很可能转身就替换检查资料，导致检查问题无佐证材料，也就无法如实反映在报告和整改台账中，并不利于检查效果的结果应用。

  收尾阶段实际上的意思就是对整个检查工作的阶段性成果进行汇总、归纳、总结并呈现最终成果的环节，即：编制合同检查整改台账、撰写合同检查工作报告、开展合同检查“回头看”工作。

  汇总整改台账是整个合同检查过程中最繁琐的工作，特别是涉及被检查单位较多且检查小组分组较多时，最终的汇总人员往往会遇到这样一些问题：大家对问题的分类标准不一、问题描述各不相同。第一遍基本没做任何汇总工作，必须重新把每个小组的台账重新进行问题分类及问题描述梳理。

  所以为了更好的提高汇总效率，检查时应确保所有小组都拿到一份相同的《合同检查情况确认表》（已附模板），表格能按照问题分类、做好普遍的问题的分类表述，请检查人员对号入座而是不随意发挥。确实是没办法对号入座的再填入“其他”栏。

  主要介绍本次检查的基本情况，包括但不限于检查的组织形式、检查范围、检查方式、被检查单位情况等。

  主要结合汇总的整改台账问题，通过分大类、列小项的形式将合同检查中的明显问题进行一一列写。一般可从合同管理的时间流程上列写比较符合惯常的思维逻辑习惯，即：合同制度建设存在的问题，合同申报审批、签订环节存在的问题，合同履行环节存在的问题、合同档案管理环节。

  每个板块下都应该总结问题表现的具体形式并简要叙述存在的风险点，同时我习惯在问题后面直接点名存在上面讲述的情况的单位，便于领导直接根据报告了解被检查单位情况。

  根据检查组对各单位的整改工作要求列写，包括但不限于：对被检查单位的要求（如：形成整改方案、持续跟踪整改效果等）、对检查小组的要求（如：开展整改回头看、形成工作闭环等）。

  这一部分请结合报告中发现的问题，从宏观层面给到被检查单位指导性的意见及建议，当然也应该言之有物不要虚头巴脑。

  “回头看”顾名思义，就是对检查报告中提到的问题，针对被检查单位开展第二次的回头检查，目的是督促被检查单位按照“整改报告”指出的问题、提出的建议开展整改工作，并通过复查的方式确保整改落实到位。按照时间顺序整理一下“回头看”工作指引：

  一般在检查报告中的下一步工作安排会提到“回头看”工作规划，但报告印发后，还应向被检查单位发送一次正式的【“回头看”通知】（通知模板详见附件），应包括如下内容：（1）时间安排（2）检查对象（3）“回头看”内容（4）相关工作要求。

  按照通知节点督促被检查单位上报整改情况佐证材料，并按照前期检查分组情况组织检查小组对佐证材料来复核。

  由检查小组对被检查单位上报的整改情况佐证材料来认定，判断是否按照整改要求落实各项整改工作。对整改不力或整改不到位的单位，应再次已书面通知的形式要求其限期整改。

  所有步骤操作完成了，基本上一次合同专项检查工作就告一段落了。但是所有的整改台账一定要注意留存，因为这个台账是下一次合同检查的原始资料，可以供下一次的检查小组及时了解被检查单位前期合同管理情况并针对性开展下次检查工作。

  合同检查作为合同管理中的重要一环，其目的是提升公司合同质量，以高质量的合同管理提升公司经营质效，贡献利润增长点。作为法务人员，审核起草一份完美的合同是我们对专业的追求，但怎么样才能做好签订后的合同执行同样是企业和法务人员应关注的问题。作者觉得定期开展合同检查，可以轻松又有效帮企业的合同执行部门了解合同管理风险点，规范日常合同履约行为，将潜在风险消灭在萌芽期。本文作者总结的合同检查通用方式，可能不一定适用于所有单位，也希望法务小伙伴们结合企业的情况、行业特点及自身情况来制定符合所在单位的合同检查工作方案，通过合同检查实现风险防控、助力企业盈利的工作目标。

  毕业于西南政法大学，先后在某大型上市国企、某市属国企担任法务管理工作，有较丰富的合同管理、法律纠纷案件解决、法治宣传教育工作经验。小红书法务知识博主，账号同名：陈迷学习。乐于复盘、总结、分享法务管理工作中的各类实务经验及职场心得，也欢迎与各位优秀同仁交流学习。返回搜狐，查看更加多